【2022年4月1日~】18歳で10年パスポートを申請できるようになり、重国籍者の国籍選択期限が22歳→20歳になりました。詳しくはこちら

パスポート申請の戸籍って謄本/抄本どっち? 返してもらえる?

パスポートの申請に必要なのは戸籍謄本と戸籍抄本のどっち?家族で一通?人数分必要?返却してもらえる?

こんにちは!フランス在住のKokoです。

【New】令和4年(2022年)の旅券法令改正により、2023年3月27日からパスポート申請のルールが変わります!

これまでパスポート申請時に提出する戸籍の確認書類は、戸籍謄本・抄本のどちらでもよいとされていましたが、2023年3月27日以降に申請する場合は、戸籍謄本だけが有効となります。戸籍抄本では申請が受け付けてもらえなくなります。

Koko

特に、海外在住で「早めに日本から戸籍確認書類を取り寄せておこう!」という方は気をつけてくださいね。

※本記事は、申請ルールの変更を踏まえて内容を更新しています。

パスポート申請時に戸籍謄本(こせきとうほん)の提出が必要になるのは、次の5つのケースです。

  • 生まれて初めてパスポートを申請する場合
  • パスポートの有効期限が切れてしまった場合
  • パスポートの盗難・紛失・消失により、パスポートを失くしてしまった場合
  • パスポートに記載されている本籍地(都道府県名)が変更になった場合
  • 結婚や離婚などで苗字が変わった場合

パスポート申請には毎回必ず戸籍謄本の提出が必要というわけではないんですね!

2023年3月26日までに申請する場合は、戸籍謄本ではなく戸籍抄本(こせきしょうほん)の提出でもOKです。

パスポート申請時の戸籍謄本の提出については、次のような質問がよくあります。

  • 家族全員が同時に申請する場合、家族で1通の戸籍謄本を提出すればOK?それとも、1人1通の提出が必要?
  • 戸籍謄本を入手するのが面倒だから手元に持っておきたいんだけど、戸籍謄本は返却してもらえる?コピーの提出でもOK?
  • パスポート申請に使える戸籍謄本の有効期限は?戸籍謄本の発行年月日ってどこを見ればわかる?

本記事では、これらの質問にお答えします。

本記事は、日本と海外のどちらでパスポート申請する場合にも有効な内容となっています。

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戸籍謄本と戸籍抄本の違い

戸籍謄本と戸籍抄本の違い

戸籍謄本(とうほん)戸籍抄本(しょうほん)は、どちらも、日本の本籍地役場で管理している戸籍簿の写しです。

違いは次の通りです。

戸籍謄本戸籍抄本
別名戸籍全部事項証明戸籍個人事項証明
証明内容同じ戸籍に記載されている家族全員の身分事項同じ戸籍に記載されている家族のうち一部(1人)の身分事項

戸籍事務がコンピュータ化された市区町村では、戸籍謄本の代わりに「戸籍全部事項証明」が発行され、戸籍抄本の代わりに「戸籍個人事項証明」が発行されます。

ちなみに、ひとつの戸籍には二世代しか入れません。三世代(親と子と孫)が同じ戸籍に入ることはできません。

結婚する時に親の戸籍から抜けて(除籍され)、結婚相手と新しい戸籍が作られます。そして、この新しい戸籍に夫婦の子(未婚)が入ることになります。

例えば、私の場合、戸籍謄本を取ることで、私(筆頭者)と長男と次男の3人分の身分事項をまとめて証明できます。(夫は外国人なので戸籍に入っていません。)

私、長男、次男、一人ずつの戸籍抄本を取ることで、各自の身分事項を別々に証明できます。

パスポート申請には、とりあえず戸籍謄本を取っておけばOK

冒頭で書いた通り、2023年3月26日までに申請する場合は、従来どおり、戸籍謄本ではなく戸籍抄本(こせきしょうほん)の提出でもパスポートの申請を受け付けてもらえます。

ですが、

できるだけ自分以外の(パスポートの発給審査に不要な)家族の個人情報を他人の目にさらしたくない。

というような理由がない限り、とりあえず戸籍謄本を取得しておかれることをおすすめします。

Koko

大(戸籍謄本)は小(戸籍抄本)を兼ねる!

戸籍謄本も戸籍抄本も取得手数料は同じ(ほとんどの市区町村で一通450円)ですし、戸籍謄本を取得しておけば申請ルールが変わった2023年3月27日以降でも使えます。

自分ではパスポート申請に必要だと思って戸籍謄本を取得したけれど、実は必要なくて返却された、という場合でも、戸籍謄本の方が戸籍抄本より使える(つぶしがきく)場面が多いので、もしかしたら無駄にならないかもしれません。

家族で同時にパスポート申請する場合、家族で1通の戸籍謄本でOK

親子、夫婦、兄弟など、同一戸籍に入っている人が同時にパスポートの申請をする場合は、家族で1通の戸籍謄本を提出すればOKです。申請を同時にしない場合は、人数分の戸籍謄本が必要になります。

Koko

本籍が変更になった場合など、家族全員のパスポート申請に戸籍確認書類の提出が必要なケースであれば、家族一人一人が別の日に申請するより、家族で同時に申請した方が、戸籍謄本取得手数料が安くつきますね。

ちなみに、海外在住だと、日本から戸籍謄本を取り寄せるのも一苦労ですよね。仕事や学校の都合でどうしても家族のメンバーが同時にパスポート申請に行けない場合もあります。そのような時に、前もって大使館・総領事館に事情を説明し、同じ週に家族全員がパスポート申請に行くということで、(同日の申請ではないけれども、)家族で1通の戸籍謄本提出により申請を受けてもらった、という人も知っていますので、ご参考まで。

パスポート申請に必要な戸籍謄本 (抄本) の有効期限

パスポートの申請に使える戸籍謄本(抄本)は発行から6か月以内のものです。

戸籍謄本を早めに取り過ぎて、肝心のパスポート申請時には有効じゃなかった!

なんてことにならないようご注意くださいね。

パスポートの申請に必要な戸籍謄本(抄本)の有効期限は?戸籍謄本の発行年月日の確認の仕方は?

戸籍謄本 (抄本) は返却不可。コピー提出も不可

パスポート申請時に提出する戸籍謄本(抄本)は、旅券法では「提出」するものとされており、申請者には返却されません。

特に海外在住者は、戸籍謄本(抄本)を海外では入手できず日本の本籍地役場から取り寄せないといけないので、手元に持っておきたいと思う人が多いのですが、残念ながら返してもらえません。

また、「戸籍謄本(抄本)の原本(オリジナル)ではなくコピーの提出でよいか?」という質問もよくありますが、役所で交付された戸籍謄本(抄本)の原本のみ有効で、自分で原本からコピーを取ったものや、スマホで原本を撮影して写真をプリントアウトしたものは、パスポートの申請には使えません。

【ご参考】海外在住の皆様へ

コロナ禍中、海外では、居住国の外出制限により有効期間内にパスポートの切替申請ができない、日本からの国際郵便が機能せずパスポート申請に必要な戸籍謄本の入手ができない、とお困りの方がおられましたが、そのような状況を鑑みて、2020年6月22日、「旅券法施行規則」が一部改正されました。

日本国外で、有効期間内にパスポート切替申請ができないことについて「真にやむを得ない理由」があると認められる時は、例外的に、戸籍謄本提出の省略戸籍謄本のコピーの提出が認められる場合があります。

今後また同様の状況があるかどうかわかりませんが、ご参考まで。

【参考】「旅券法施行規則」の一部改正のお知らせ(外務省HP。2020年6月30日)

詳しくは、管轄の大使館・総領事館にお尋ねください。

【補足】戸籍謄本 (抄本) の入手方法と注意点

日本国内居住者の取得方法

本籍地役場の窓口または郵送で入手できます。

条件を満たしていれば、マイナンバーカードで、コンビニ交付サービスを利用して入手できます。

入手方法の詳細については、各本籍地役場のホームページに掲載されています。

現在、2024年をめどに、戸籍謄本(抄本)などが本籍地役場以外の市区町村役場でも取得できるよう、システム構築が進められています。ですので、2024年以降は、居住地と本籍地役場が遠くて戸籍謄本を取るのが面倒ということはなくなります。

海外居住者の取得方法

戸籍謄本(抄本)は、海外にある日本国大使館・総領事館では入手できません。日本の本籍地役場でのみ入手可能です。

海外在住で戸籍謄本(抄本)が必要になった場合、実家の両親などに代理で取得してもらって、海外まで郵送してもらっている人が多いです。

ちなみに、海外で戸籍を必要としている人の両親、配偶者、子など直系の親族が代理で取得する場合、委任状は必要ありません。直系の親族以外の人(兄弟姉妹など)が代理で取得する場合は委任状が必要になります。

日本に親族や代理人がいない場合、請求手続きが面倒ですが、本籍地役場に直接郵送で請求することもできます。郵送での請求方法、手数料支払い方法については直接本籍地役場に尋ねると教えてもらえます。

あとは、料金が高くなりますが、日本の行政書士事務所で、海外在住者のために戸籍謄本(抄本)を代理で入手し、海外に発送してくれるサービスを提供しているところがあります(Googleで検索するといくつか見つかります)。

戸籍謄本取得時に起こり得るミスに注意

Koko

これは、結婚している人に起こり得るミスなのですが...

仕事などで忙しい場合など、ご両親に戸籍謄本を取ってもらうこともありますよね(ご両親が取得する場合、委任状不要)。

特に、海外在住者は、日本の実家の両親にお願いして戸籍謄本を取得し海外まで郵送してもらう人がほとんどです。

その時に時々起こるミスが、ご両親が、ご両親自身の(お父様またはお母様が筆頭者になっている)戸籍謄本を取得してしまうこと

結婚するとあなたはご両親の戸籍から除籍されます。

確かに、ご両親の戸籍謄本にもあなたの出生などの身分事項は記載されているのですが、よく見るとあなたの名前の欄に「除籍」の文字が ...

子供がいる場合、記載されているはずの子供が記載されていない...

せっかく取得しても、あなたが除籍されているご両親の戸籍謄本ではパスポート申請できませんから、ご両親に取得をお願いする時には、あなたの戸籍謄本を取ってもらえるよう念押ししましょう!

最後に: 2023年3月27日からパスポート申請ルールが変わります!

冒頭で書いた通り、2023年3月27日からパスポート申請ルールが変わります。

一番大きな変更点は、条件を満たせば、日本国内でも海外でもオンライン申請ができるようになることですが、「政府広報オンライン」サイトが一番分かりやすく説明されていると思いますので、リンクを貼っておきますね。

最後までお読みいただき、ありがとうございました!お役に立てましたら幸いです。

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