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海外で出産 | 出生届は郵送できる! 郵送時の注意点3つ

出生届の郵送は大使館・総領事館宛?それとも本籍地役場宛?いずれにせよ郵送前には出生届書類の記載内容のチェックをお願いしよう!

こんにちは!ドイツ在住のKokoです。

私は以前、戸籍・国籍関連の仕事をしていたことがあります。

さて、出生届は郵送で提出できることをご存じですか?

日本だったら日本人の旦那さんに出生届を出してもらうこともできますが、海外、特に欧米では、外国人男性と日本人女性という夫婦がほとんどなので、多くの場合、日本側の手続きは日本人女性ががんばらないといけませんよね。

でも、出産後は、お母さんの体調がすぐれず外出がままならないことがあります。

また、生まれたばかりの赤ちゃんを連れて外出し、大使館や総領事館の窓口で出生届用紙をもらって、隣にいる赤ちゃんの様子を気にしながら、赤ちゃんのお世話をしながら出生届を書くのは結構大変です。

出生届を書く間ずっと、赤ちゃんがベビーカーの中でぐっすり眠ってくれているならよいですが...

というわけで、出生届を郵送するという可能性も検討してみてください。

郵送だと、気を付けなければならないことがいくつかありますが、注意すべきことがわかった上で書類を準備し郵送すれば、郵送での提出も簡単です。

本記事では、出生届の提出方法、そして、出生届を郵送する際に気を付けるべきことを解説、ご紹介しますね。

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出生届を提出する4つの方法

海外で出産した場合、出生届は、次の4つの方法で提出できます。

  1. 大使館・総領事館の窓口で提出する。
  2. 遠方にお住まいの場合で、タイミングが合う場合、大使館・総領事館が行う領事出張サービス(1日領事館)会場で提出する。
  3. 大使館・総領事館に郵送する。
  4. 日本の本籍地役場に直接郵送する。(または、日本の親族に郵送し、親族が使者(代理人)となり、本籍地役場に持って行く。)

②の場合は、事前予約が必要になる場合があるので、問い合わせてみてください。

それでは、次章から、③④の郵送方法の違いや、郵送届出の際に気を付けるべきことについてみていきましょう。

出生届を大使館・総領事館に郵送する場合と、日本の本籍地役場に直接郵送する場合の違い

海外で出産し郵送で出生届を出す場合、

  • お住まいの地域を管轄する大使館・総領事館に郵送する
  • 日本の本籍地役場に直接郵送する

という2つの方法があります。

この2つの方法はどこが違うのでしょうか?

どういった場合に、日本の本籍地役場に直接郵送した方がいいのでしょうか?

日本の本籍地役場に直接郵送した方が早く戸籍に記載される

最終的に戸籍にお子さんの出生の事実を記載するのは、日本の本籍地役場です。

大使館・総領事館宛に出生届を提出した場合、以下の流れで、順番に書類が審査され、日本の本籍地役場まで郵送されていきます。

STEP
あなた(届出人)が届出
STEP
大使館・総領事館(審査)
STEP
外務省(審査)
STEP
本籍地役場(審査、戸籍に記載)

大使館・総領事館に出生届を提出した場合、大使館・総領事館で出生届が受理されてからお子さんの出生の事実が戸籍に記載されるまで3週間~1ヶ月半かかります。

特に、年末年始の行政機関の休日を挟んだ場合、戸籍への記載にはかなり時間がかかるので注意しましょう。

例えば、戸籍の年内発送分の受付締切日が12月18日だったとしましょう。

そして、あなたは12月19日に出生届を出したとします。

年が明けて最初の戸籍発送日は年末年始の行政機関の休日が明けてからとなりますから、あなたのお子さんの出生届は大使館・総領事館で受理はされているものの、2~3週間保管されたままとなってしまいます。

戸籍の年内発送分の受付締切日については、管轄の大使館・総領事館に問い合わせると教えてもらえるので、12月後半に戸籍の届出を予定している場合は問い合わせてみましょう。

一方、本籍地役場に出生届を直接郵送した場合は、出生届が受理されてから通常数日以内に、お子さんの出生が戸籍に記載されます。

ですので、できるだけ早く赤ちゃんの日本のパスポートを入手したい(生まれたばかりの赤ちゃんとできるだけ早く日本に里帰りしたいというようなお急ぎの場合は、大使館・総領事館宛ではなく、直接本籍地役場宛に郵送する方がよいのです。

もし急いでいないなら、管轄の大使館・総領事館に出生届を郵送しよう

もしお子さんの出生が戸籍に記載されることを急いでいないのなら、管轄の大使館・総領事館に郵送されることをおすすめします。

郵送代はもちろん国内の方が安いですし、万が一届出書類に不備があった場合の手続きがスムーズです。

時差がないので、問い合わせや連絡といったやりとりがスムーズです。

大使館・総領事館は全世界どこでもメールで簡単にやりとりできます。一方、日本の本籍地役場はそもそもメールアドレスを公開していないところも多いですし、メールアドレスがあったとしても、私のこれまでの経験上メールより電話でのやりとりが多い印象です。

また、大使館・総領事館はその国・州のシステムを熟知しているので、国・州に応じた出生届の書き方、入手すべき出生証明書の種類や入手方法、出生証明書の翻訳の仕方などについて適切なアドバイスがもらえます。

また、お子さんの国籍やパスポート申請などについても相談できます。

大使館・総領事館に届ける場合と本籍地役場に直接届ける場合では、出生届に添付する書類が違うかも!?

出生届を大使館・総領事館に届ける場合の必要書類と、本籍地役場に直接届ける場合の必要書類は、異なる可能性があります。

念のため、事前に本籍地役場の戸籍課に確認されることをおすすめします。

Koko

また、本籍地役場に直接郵送する場合、記載内容の訂正などが必要になると面倒なので、「事前に出生届の記載内容や添付書類を確認させてほしい」と言われるケースが多いのではないでしょうか。

出生届を大使館・総領事館に郵送する場合の必要書類は、大体次の3点セットです。

  • 出生届 2通
  • 外国官公署発行の出生証明書(または、医師作成の出生証明書)
  • 出生証明書の和訳文(通常、大使館・総領事館にひな形が用意されています。自分で訳してOK)

ですが、国・州によっても異なるので、管轄の大使館・総領事館のホームページで確認してみてください。

これらに加え、

  • 質問票(出生届確認シート)※大使館・総領事館にひな形が用意されている。
  • 日本のパスポートのコピー
  • 在留国の滞在許可書(永住カードなど)のコピー
  • 出産した病院の病院名及び住所が確認できる書類
  • 運転免許証のコピー(現住所確認のため)
  • 婚姻の事実が記載された戸籍謄本(お持ちの場合)のコピー

などの提出が求められる場合があります。

出生届用紙の入手方法(届出用紙をダウンロードできるかどうか、など)については、別記事にまとめています。

出生届郵送の際に気を付けるべき3つのこと

①海外での出生届提出期限は3ヶ月! 郵送の場合、提出期限までに必着

出生届には提出期限があります。

海外で出産し、お子さんが日本国籍と同時に外国国籍も取得し重国籍となっている場合は、出生から3ヶ月以内に出生届を出して、日本国籍を留保する意思表示をしなければいけません。

  • 国籍留保とは?
  • 「出生届」とは別に「国籍留保届」という届出が必要なの?
  • 3ヶ月以内に出生届を出さなかったらどうなるの?

などについては別記事にまとめています。

そして、郵送で提出する場合は、出生届と必要書類が入った封筒を、3ヶ月以内に投函すればよいのではなく(つまり、消印は無効)、3ヶ月以内に大使館・総領事館(または、本籍地役場)に届いていて受理されている必要があるので注意しましょう!

ちなみに、この「3ヶ月」には生まれた日も含まれるため、届出期限はぴったり3ヶ月後の日付になるわけではありません。

【例】出生日:2021年5月20日(木) → 届出期限:2021年8月19日(木)

また、届出期限が土日に重なる場合、大使館・総領事館は土日は閉館しているため、届出期限は直前の開館日である金曜日になります。

【例】出生日:2021年5月23日(日) → 届出期限:2021年8月20日(金)

※本来なら提出期限は2021年8月22日(日)になるはずですが、日曜日は大使館・総領事館は閉館しているため、届出期限は直前の開館日である金曜日となります。

開館日が基準となっているので、土日はもちろん、大使館・総領事館の休館日に届出期限が重なれば、その直前の開館日が届出期限となるので注意しましょう。

Koko

大使館や総領事館では、その国の祝祭日だけではなく、日本の祝祭日のいくつかも休館日となっているので、注意してくださいね。

②出生届は確実性の高い方法で郵送しよう

もし届出期限までに出生届が提出先に届かなければ、お子さんは出生時にさかのぼって日本国籍を失ってしまいます。

ですので、確実に届出期限までに出生届一式が届くよう、できるだけ確実性の高い方法で郵送されることをおすすめします。

普通郵便ではなく、書留郵便や宅配便など、トラッキングナンバーで追跡することのできる方法を使いましょう。

また、トラッキングナンバーがあれば送付先に届いたかどうか確認できますが、少し待ってみて、もし大使館・総領事館(または、本籍地役場)から出生届受領の旨の連絡がないようであれば、念のためこちらから連絡して確認してみた方がよいと思います。

Koko

海外の郵便屋さんや宅配業者さんって結構いい加減ですよね。
ドイツのDHLで、トラッキングナンバーで調べるともう我が家に配達されていることになっているのに3日後に配達されたってこともありましたし...

もし届出期限直前の郵送になる場合は、郵送事故の可能性もゼロではないので、郵送せずできるだけ持参されることをおすすめします。

③郵送前に出生届と必要書類をチェックしてもらおう

大使館・総領事館でも、本籍地役場でも、窓口で提出する場合は、出生届や添付書類に何か記載漏れや記載ミスなどがあれば、その場で指摘されて、加筆・訂正することができます。

Koko

戸籍の記載には細かい決まりがたくさんあります。

Koko

「次男」「次女」じゃなくて「二男」「二女」とか。
外国人の生年月日は西暦なのに、日本人の生年月日は和暦(元号)とか。
落とし穴がいっぱいなんです。

ですが、郵送だと、記載漏れや記載ミスがあった場合、その場で加筆・訂正することはできません。

ですので、郵送される前に、記入済の出生届、出生証明書、出生証明書和訳文の3点(お持ちでしたら、婚姻の事実が記載された戸籍謄本も)をメール添付などで大使館・総領事館宛に送って、書類と記載内容の事前チェックを依頼されることをおすすめします。

Koko

出生届用紙を簡単にダウンロードして印刷できない場合(郵送で出生届用紙を取り寄せた場合)は、最初から貴重な出生届用紙に記入されず、出生届の左側のコピーを取って練習用に1枚書いてみられることをおすすめします。

例えば、在バンクーバー総領事館のホームページには、郵送で出生届を出される予定の人に向けて次のような案内(提出書類の事前チェックのススメ)があります。

郵送による届出を希望される場合は、事前確認のため、届出に関する全書類の写しを領事部宛に送信ください。この場合、届出書は練習用を使用してください。

また、その他補足資料(写しで可)として州政府発行の出生証明書、日本人親のパスポート及びPRカード・当国滞在許可証及び父母婚姻後の戸籍謄(抄)本も送信願います。前記州政府発行の出生証明書及び戸籍謄(抄)本をお持ちでない場合は省略できますが、特に戸籍の内容が確認できない場合は、届出書記載内容の一部が誤記となる可能性が生じます。

引用:在バンクーバー日本国総領事館「出生届

在バンクーバー総領事館のような案内が管轄の大使館・総領事館のホームページに記載されていない場合でも、「出生届の郵送前チェックをお願いできますか?」と言って断られてしまう大使館・総領事館はないと思うのですが...

まとめ

以上、この記事でみてきたことを簡単にまとめます。

  1. 出生届の4つの提出方法(来館、領事出張サービス、大使館・総領事館に郵送、本籍地役場に郵送)
  2. 大使館・総領事館に郵送する場合と、本籍地役場に直接郵送する場合の違い(戸籍への記載を急いでいる場合には、本籍地役場に直接郵送した方がよい)
  3. 出生届を郵送する場合に気を付けるべき3つのこと
    1. 3ヶ月の届出期限に気を付ける。郵送の場合、届出期限までに書類が到着している必要がある。
    2. なるべく確実な、追跡可能な郵送方法を利用する。電話で届いたかどうか確認する。
    3. 提出先に、出生届及び必要書類の事前チェックをお願いした上で郵送する。
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